Kiedy już wakacyjnie zregenerujemy siły, przychodzi czas na wielkie planowanie. Bierzemy kartkę papieru i zaczynamy knuć. Oczami wyobraźni widzimy siebie realizujących ambitne projekty, wprowadzających innowacje, każdego dnia zdobywających Everesty kolejnych zadań. W atmosferze podniecenia wyznaczamy sobie ambitne cele, określamy terminy, by następnie pełni optymizmu przystąpić do ich realizacji. Na początku siłą rozpędu i ekscytacji robimy pierwsze kroki, by po pewnym czasie zgubić gdzieś motywację i chęci. Co robimy nie tak?
Przede wszystkim dajemy się porwać magii planowania. Nasza wyobraźnia i papier są w stanie pomieścić wszystko. Codzienność już nie. Ze zderzenia tych dwóch sił rodzą się frustracja i niechęć do planowania, bo nasze zamierzenia nie przystają do rzeczywistości.
Zanim zaczniesz planować
Przygotowując się do zbudowania planu, trzeba pamiętać o kilku zasadach.
1. Radocha. Planowanie to wielka frajda i warto o tym pamiętać. Twórz plany, które będą cię przybliżały do realizacji marzeń. Chodzi o to, by dobrze kojarzyły się w naszym mózgu, wywoływały pozytywne odczucia. Wtedy łatwiej będzie nam je zrealizować.
2. Realizm. Plan powinien zawierać wyzwania, ale takie, którym możemy sprostać. Nasze życie wystarczająco najeżone jest stresem, nie potrzeba dodatkowych nerwów związanych z własnym planem, który przysparza nam frustracji i jest przyczyną wiecznej gonitwy.
3. Indywidualizm. Tworząc plan musimy przyjrzeć się sobie i wziąć pod uwagę indywidualne predyspozycje. Jeśli tego nie zrobimy, np. nie zbadamy swoich ograniczeń, może już na starcie okazać się, że nie dajemy rady i zawalamy terminy, które sami sobie wyznaczyliśmy.
4. Odpoczynek. Planując jakiekolwiek działanie, warto zaplanować w nim także miejsce na odpoczynek i regenerację sił.Ślepe ukierunkowanie na realizację planu wbrew pozorom wcale mu nie sprzyja.
ABC planowania
Cel
Podstawą każdego planu jest wyznaczenie celu, który chcemy zrealizować. Warto tu pamiętać o zasadzie S.M.A.R.T. Tak więc nasz cel powinien być jednoznacznie sformułowany i nie zostawiać miejsca na interpretację. Np. jeśli chcesz wykorzystywać technologię informatyczną na lekcjach nie pisz w planie „będę korzystać z nowych technologii” Rozpisz to. Na przykład „na lekcji wykorzystam kahoot”. Musi być mierzalny, a więc tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień jego realizacji lub umożliwić jednoznaczną „sprawdzalność” jego realizacji. Rzeczywisty, czyli możliwy do zrealizowania.Cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w możliwość jego osiągnięcia. Istotny – musi być dla nas wartościowy, ważny. Każdy cel powinien być określony w czasie, tzn. wyznaczać czas, w którym zostanie zrealizowany.
Działania i terminy
Kiedy już wyznaczymy sobie cel, warto rozpisać nasze działania. I znów, trzeba to zrobić bardzo precyzyjnie. Im większa dokładność w sformułowaniu działań, tym większa szansa na doprowadzenie zamierzeń do końca. Dzielimy zatem nasz cel na mniejsze części, konkretne działania i przypisujemy im termin realizacji. Np. jeżeli zamierzasz przeprowadzić konkurs, zrób tabelkę, w której rozpisz wszystkie niezbędne czynności typu: opracowanie regulaminu (21.09), zamieszczenie informacji o konkursie na stronie szkoły (1.10), rozesłanie informacji mailowych do innych placówek (5.10) itp. Takie planowanie pozwala monitorować postępy w realizacji zamierzenia, a także zlecać innym bardzo konkretne zadania. Dzięki temu unikamy sytuacji, że zostajemy sami z wielkim projektem, bo nie potrafimy sprecyzować i oddelegować zadań.
Czas
To najtrudniejsza rzecz w procesie planowania. Często wyznaczamy sobie jakieś daty intuicyjnie, bez głębszej analizy naszych możliwości czasowych. Dość szybko okazuje się, że błędnie oszacowaliśmy terminy i znajdujemy się w sytuacji ciągłego niedoczasu i gonienia zapisów planu. Dlatego też pierwszą rzeczą, która musimy zrobić jest analiza naszych zasobów i określenie, ile czasu REALNIE możemy poświęcić na realizowanie planu. Warto też tutaj się zastanowić, czy możemy sobie pozwolić na wyznaczenie stałych godzin, w których będziemy pracować tylko nad naszym przedsięwzięciem, jak często możemy to robić (codziennie czy raz na tydzień). Niezbędne jest także przyjrzenie się naszej wydajności w konkretnych porach dnia czy tygodnia. Co z tego, że zaplanujemy sobie, iż będziemy pracowali nad zadaniami późnym wieczorem, jeśli nasz zegar biologiczny temu nie sprzyja. Efektywność takiego planowania będzie bardzo niska.
Kolejną rzeczą związaną z czasem jest wyznaczenie możliwego terminu ukończenia zadania. I tutaj ważne, by nie popaść w życzeniowość. Przyjrzyj się po kolei etapom swojego planu i oceń, ile czasu potrzebujesz na realizację każdego z nich. Jeśli robisz coś po raz pierwszy i trudno ci oszacować czas, pamiętaj, by zawsze do swoich intuicyjnych przewidywań dodać zapas. Często planując zadania zapominamy o buforze czasowym, o tym, że każde działanie może nam się „omsknąć” z przyczyn od nas niezależnych. Taka poduszka bezpieczeństwa w planowaniu bardzo pomaga uniknąć efektu domina, gdy jedna obsuwa czasowa pociąga za sobą kolejną i w efekcie rozsypuje nam się cały plan.
Jeśli wszystko udaje się zrealizować terminowo, wtedy możesz po prostu przesunąć działania i zrobić więcej w krótkim czasie. To bardzo motywujące, podczas gdy gonienie terminów stresuje.
„Najtrudniejszy pierwszy krok” – śpiewała Anna Jantar. I tak rzeczywiście jest. Bardzo często odwlekamy rozpoczęcie działań. Mówi się nawet o klątwie początku. Dlatego też budując plan, warto zaprojektować pierwsze działanie już na następny dzień. Wystartowanie od razu zwiększa nasze szanse na powodzenie.
Spojrzenie z boku
Planowanie wielu osobom przysparza trudności, dlatego warto, żeby nasz plan przejrzał ktoś jeszcze, komu łatwiej będzie wyłapać mielizny i dać nam informację zwrotną.
Jeśli nie masz obok siebie takiej osoby, odłóż plan na jakiś czas, prześpij się z tematem, a następnie zweryfikuj go. Warto się przyjrzeć temu, czy jest on wystarczająco precyzyjny, czy nie ma zbyt wielu działań w zbyt krótkim czasie, czy nie jest przekombinowany.
Notatki
Każdy plan powinien być rozpisany w czasie, mieć wyznaczone terminy, które pozwolą zmierzyć stopień jego realizacji po każdym etapie. Warto także sporządzić sobie plan linearny, stworzyć oś czasu, na której umieścimy poszczególne etapy. Narzędzie to pozwala szybko określić, na jakim etapie jesteśmy – co już jest zrealizowane, a co jeszcze przed nami.
Na bieżąco warto poświęcić czas na zapisywanie wszelkich uwag, szczególnie tych, dotyczących harmonogramu. Materiał ten służy poznaniu własnych ograniczeń, możliwych przeciwności. Dzięki niemu uczymy się, jak konstruować kolejne plany. Notatki ułatwiają przy następnych projektach oszacowanie buforów czasowych i długości etapów.
Czas wolny
Często wydaje nam się, że nie warto uwzględniać w planach czasu wolnego, bo przecież to oczywiste, że człowiek musi odpoczywać. Tymczasem zaplanowanie odpoczynku to bardzo istotny element planowania. Pozwala ono wyznaczyć okresy oderwania się od projektu, czas, w którym nie podejmujemy kolejnych aktywności i odcinamy się od myślenia o zadaniach. Dzięki temu zyskujemy dystans do własnych pomysłów i po odpoczynku efektywniej weryfikujemy założenia projektowe. Dodatkowo taki czas sprzyja kreatywności i strategicznemu myśleniu, pozwala na syntetyczny ogląd całości planu i wprowadzenie poprawek. Dlatego pracując nad planem warto wpisać w niego czas wolny, chwilę na odpoczynek i reset.
Nie ma cudów
Jeżeli uda Ci się wykorzystać wyżej opisane wskazówki, masz duże szanse na stworzenie „planu doskonałego”, co nie znaczy wcale, że go zrealizujesz. Wykonanie każdego zamierzenia zależy bowiem od nas – od naszej motywacji, systematyczności, zaangażowania. Gdy tego nie ma, nawet najdoskonalsze projekty zostają na papierze.
Jeśli masz swoje patenty na planowanie, podziel się nimi w komentarzu. Warto się w tej dziedzinie wspierać i podpowiadać sobie nowe rozwiązania 🙂